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Les bonnes pratiques pour mener une activité en visioconference

Les bonnes pratiques pour mener une activité en visioconference

Emmanuel

01 avril 2020

 

Vous avez l'intention de mettre en place une visioconférence avec vos auditeurs, et souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour que votre cours/atelier se passe bien. La solution technologique utilisée (Skype, Zoom, ...), aussi performante soit-elle, ne fera pas tout à votre place. Comment réussir votre visioconférence ? Connaissez-vous les bonnes pratiques incontournables ? Voici la check-list d’une visioconférence réussie.

Tenez-vous prêt(e) !

Pour une visioconférence programmée à l’avance, invitez l’ensemble des participants 30 minutes avant le début du premier cours/atelier afin de tester les connexions. Vous serez très probablement amenés à faire un peu de "hot-line" pour les assister.

Pour les cours/ateliers suivants, 15 minutes avant le début sera suffisant. Ils seront ainsi tous prêts, et cela vous laissera le temps de régler quelques derniers détails techniques.

Maîtrisez votre auditoire en fixant les règles !

En tant qu'organisateur, vous serez aussi le modérateur qui joue un rôle essentiel : c’est sur vos épaules que repose le bon déroulement de la visioconférence. Cela signifie que vous allez devoir garder la main sur la prise de parole, en fixant un ordre du jour qu’il faudra respecter, ainsi qu’un timing précis par sujet abordé. L’une des clés des visioconférences efficaces, c’est leur durée, qui doit rester acceptable, 2 heures maximum : vous vous prémunirez ainsi contre la déconcentration, la perte d’attention et la lassitude de vos participants. Globalement, il vous faudra veiller à éviter les prises de parole simultanées : c’est vous qui fixez les règles de vie en réunion !

Soyez attentif(ve) à l’environnement !

La qualité audio de vos visioconférences est fondamentale : optez, si vous le pouvez, pour un endroit calme, préservé des bruits extérieurs, et assurez-vous que chaque participant(e) dispose de périphériques audio adaptés.

Si l’environnement sonore est essentiel, puisqu’il contribue largement à la qualité de votre visioconférence, l’environnement visuel l’est tout autant : évitez le soleil direct ainsi que les contre-jours, baissez les stores ou fermez les rideaux si besoin et verifier l’orientation de la caméra et le cadrage.

En résumé !

Pour que ces visioconférences se déroulent convenablement, et pour le confort de tous, vous trouverez ci-dessous une liste de points de vigilance à partager avec vos participants, relevés à la suite d'un petit bilan de premières expériences :

  • Se situer dans un espace fermé et silencieux
  • Prévenir son entourage pour ne pas être dérangé durant les 2h de visioconference (famille, animaux...)
  • Couper son smartphone (sauf si vous vous connectez à l'atelier avec votre smartphone), afin d’éviter les interférences : cela contribuera au confort d’écoute de chacun
  • Vérifier que vous êtes bien visible à l’écran : éclairage suffisant (allumer une lampe à côté de l’ordinateur), pas de contre-jour (fermer rideaux-volets si nécessaire),
  • Si vous utilisez un smartphone pour vous connecter, stabilisez-le sur un support fixe ! Ne le tenez surtout pas à la main, cela donne le mal de mer à tout le monde !
  • Ne pas vous déplacer pendant la visioconference. Si nécessaire, nous ferons une pause à mi-chemin. Nous le déciderons collectivement en début de visioconference.
  • Pour votre confort auditif et celui des autres, utiliser préférablement des écouteurs avec un micro cravate (celui de votre smartphone par exemple). En effet, le micro de l’ordinateur capte très facilement des sons parasites très perturbants (exemple ventilateur interne). De plus cela peut provoquer de l’écho (le son arrivant par le haut parleur de l'ordinateur est capté par le micro de l'ordinateur et nous revient avec un temps de décalage)
  • Couper l'audio quand une autre personne parle, le réactiver quand on veut prendre la parole. Pour l’échange collectif final, nous ferons cela à tour de rôle.
  • Parler fort et distinctement, près de son micro (d'où l'intérêt d'un micro cravate)
  • Ne pas envoyer de textos durant l’atelier.
  • En cas de problème vidéo ou audio en cours de visioconference, s’il n’a pas été préférablement réglé avant, me le signaler en utilisant l’icône "réaction" en bas de votre écran, ou en levant la main.
  • Si un problème ne peut être réglé rapidement, sans perturber l'ensemble des participants, avoir la simplicité de se retirer de la visioconference. Le cas échéant, et pour le confort de tous, je m’autoriserai à le faire pour vous (permettez-vous, lors de visioconferences de plus de 5-6 personnes de couper les micros de vos participants afin de mieux distribuer les temps de parole et favoriser l’écoute).
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